Privacy en disclaimer

Privacy

Dit is de privacyverklaring van Jeugdformaat, ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27255600. Jeugdformaat respecteert de privacy van cliënten en bezoekers van onze website. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie, die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Jeugdformaat.

Cookies

Deze website maakt gebruikt van cookies. Wil je meer weten over de soorten, doelen, rechtsgronden en termijn van verwerking van persoonsgegevens, ga dan naar deze pagina.

Disclaimer

De inhoud van deze website is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Aan de op deze website aangeboden informatie en/of diensten kunnen echter geen rechten worden ontleend. Jeugdformaat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.

Niets op deze website mag zonder toestemming van Jeugdformaat worden gekopieerd, opgeslagen in een gegevensbestand of openbaar gemaakt of op enigerlei wijze worden verspreid.

Hoe wij omgaan met persoonlijke gegevens

Wij hechten veel belang aan uw privacy en daarom gaan we zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Hiervoor nemen we zowel zichtbare als onzichtbare maatregelen. In dit privacy statement vindt u informatie over de wijze waarop we met uw persoonsgegevens omgaan.

Dit privacy statement betreft verwerkingen die worden verricht door Jeugdformaat.


Gegevens organisatie

Naam: Stichting Jeugdformaat

Bezoekadres: Fleminglaan 16, 2289 CP  Rijswijk

Postadres: Postbus 1178, 2280 CD  Rijswijk

KvK-nummer: 7255600

Telefoon: 070 3512751

Algemeen e-mailadres: info@jeugdformaat.nl


Als u vragen heeft, of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming.


Gegevens functionaris gegevensbescherming

Naam: R. Kok

Postadres: Postbus 1178, 2280 CD  Rijswijk

E-mailadres: r.kok@jeugdformaat.nl

Telefoon: 070 3512751

 Het verwerken van uw persoonsgegevens door Jeugdformaat heeft tot doel de hulpvraag, de geboden jeugdhulp en de resultaten vast te leggen, zodat:

  • de voortgang van de jeugdhulp kan worden bewaakt;
  • de hulpverlening van de verschillende hulpverleners op elkaar kan worden afgestemd;
  • verantwoording kan worden afgelegd aan de cliënt, de ouder(s) en aan instellingen of functionarissen die onder meer tot taak hebben de verleende jeugdhulp te volgen;
  • een verantwoorde beleidsvoering en een zorgvuldige kwaliteitsbewaking mogelijk is;
  • de ontwikkeling van beleid en wetenschappelijk onderzoek mogelijk is;
  • aan wettelijke verplichtingen die onder meer samenhangen met contractvoorwaarden van gemeenten wordt voldaan.

In het cliëntdossier worden de volgende gegevens vastgelegd:

  • naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en –land van de cliënt, van zijn/haar ouder(s), die al dan niet het gezag over hem/haar uitoefenen en zonodig achtergrondinformatie van een ieder die tot zijn/haar (pleeg)gezin en familie behoort;
  • het Burgerservicenummer (BSN) van de cliënt;
  • bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens en gegevens van uw strafrechtelijk verleden. Jeugdformaat heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van bijzondere persoonsgegevens met het oog op de verzorging, opvoeding of emotionele ontwikkeling van de cliënt zodat de juiste hulp ingezet kan worden.
  • gegevens van andere instellingen die de aanspraak op jeugdhulp voor de cliënt hebben vastgesteld, die jeugdhulp bieden of hebben geboden, of onderzoek bij hem/haar doen of hebben gedaan, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor het bieden van effectieve jeugdhulp door Jeugdformaat;
  • het (vervolg)verleningsbesluit met zorgaanspraken;
  • het (vervolg)hulpverleningsplan, werkplannen, contactjournaals, evaluaties, correspondentie en waardering door de cliënt;
  • de voor de zorg noodzakelijke gegevens over de pleegouders, indien pleegzorg wordt
  • geboden aan de cliënt;
  • aantekening van de verstrekking van cliëntgegevens uit het dossier aan iemand van buiten de eigen instelling;
  •  gegevens die dienen ter verantwoording van de geleverde jeugdhulp;
  • alle overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan wettelijke registratieverplichtingen.

De meeste persoonsgegevens krijgen we van uzelf. Indien nodig bij de te verlenen jeugdhulp kunnen we ook gegevens ontvangen van andere jeugdhulporganisaties. Daarnaast verkrijgen we gegevens via de Basisregistratie Personen (BRP) of de Verwijsindex. De Verwijsindex is een digitaal programma waarin professionals hulpverleners een signaal kunnen afgeven voor een jeugdige waar zij bij betrokken zijn. De Verwijsindex zorgt ervoor dat alle betrokken professionals goed kunnen samenwerken zodat de jeugdige de begeleiding krijgt die hij of zij nodig heeft.

We verwerken persoonsgegevens die we van derden ontvangen alleen als die door die partij verstrekt mogen worden en we gebruiken deze persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verkregen.

Jeugdformaat zal u vooraf informeren over gevallen waarin u verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Jeugdformaat verwerkt moeten worden op grond van: een wettelijke of contractuele verplichting en/of; omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst af te kunnen sluiten. In dat geval zal u tevens worden geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan uw eventuele weigering om deze persoonsgegevens te verstrekken. In zijn algemeenheid geldt dat - indien u weigert bepaalde persoonsgegevens te verstrekken - Jeugdformaat hieraan de consequenties kan verbinden die zij geraden acht.
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat deze nodig zijn voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst. Het komt erop neer dat we u niet kunnen helpen als cliënt, als we geen gegevens van u hebben of mogen bewaren. Daarnaast verwerken we uw gegevens om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens waarvoor speciale wetten gelden. Dat geldt ook voor strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. In principe is het verboden om deze extra gevoelige persoonsgegevens te verwerken. Wij kunnen echter een beroep doen op een uitzondering op deze regel, omdat wij als hulpverlener/jeugdzorginstelling deze gegevens mogen verwerken met het oog op een goede behandeling of verzorging van de cliënt. Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van de situatie te krijgen zodat wijde jeugdige, de ouders en andere gezinsleden goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden. Daarnaast mogen wij deze gegevens verwerken voor het beheer van onze instelling. Ook het verwerken van het BSN mag alleen als de wet dit voorschrijft. Wij mogen het BSN op basis van de wet registeren.

Voor zover nodig voor de hulpverlening, hebben binnen Jeugdformaat de volgende personen inzage in het dossier:

  • de hulpverlener(s) die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg aan de cliënt;
  • de vervanger van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt;
  • de leidinggevende van de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan de cliënt;
  • de medewerker die in verband met technische of administratieve ondersteuning taken
    heeft op het gebied van registratie en dossierbeheer.


In sommige gevallen worden uw persoonsgegevens door samenwerkingspartners van ons verwerkt. Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens toch veilig zijn, sluiten we overeenkomsten af waarin we afspraken maken over de veiligheid van persoonsgegevens. Dit noemen we verwerkersovereenkomsten.


Andere personen hebben alleen toegang als een wettelijk voorschrift Jeugdformaat verplicht tot het verlenen van toegang.

Jeugdformaat mag persoonlijke gegevens van de betrokkene niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over de betrokkene opvragen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van persoonsgegevens toestemming van de betrokkene nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken. Daarnaast moeten wij beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere personen wordt geschonden. In de volgende situaties kunnen wij zonder toestemming van de betrokkene informatie met een derde uitwisselen:

  • De wettelijke grondslag voor het verstrekken van persoonsgegevens en het Burgerservicenummer door Jeugdformaat aan anders instellingen zoals gemeente, het Centraal Administratiekantoor (CAK ), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK) en de zorgverzekeraar wordt geboden door bepalingen in de Jeugdwet . Het betreft hier geen gezondheidsgegevens. Gezondheidsgegevens (die in het dossier staan) worden alleen verstrekt wanneer u en/of uw kind daarvoor eerst ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven.
  • Jeugdformaat geeft persoonsgegevens door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk;
  • Jeugdformaat heeft een wettelijke verplichting om een gezinsvoogd informatie te verstrekken;
  • Jeugdformaat is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit;
  • Jeugdformaat mag gegevens uitwisselen met onze klachtencommissie Jeugdzorg, tuchtcolleges (SKJ) en de rechtelijke macht in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures;
  • Jeugdformaat kan gegevens verstrekken aan het AMHK in het kader van een situatie van (vermoedelijke) kindermishandeling en/of huiselijk geweld. Wij hebben daarvoor namelijk ook een wettelijke grondslag;
  • Jeugdformaat is bevoegd om een melding te doen in de verwijsindex risicojongeren (VIR). In de VIR staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. Wel moet de jeugdige of diens vertegenwoordiger worden geïnformeerd over de opname in de Verwijsindex.

 

Om goede hulp te verlenen kan het noodzakelijk zijn dat we informatie delen over uw kind met een andere instantie, bijvoorbeeld de school van uw kind of een vorige hulpverlener. Voordat we informatie met andere instanties delen, vragen we u om toestemming

We besteden veel tijd en aandacht aan de beveiliging van onze systemen en de persoonsgegevens die daarin zijn opgeslagen. We hebben een Functionaris voor de gegevensbescherming en een speciaal team dat toezicht houdt op de beveiliging en het gebruik van persoonsgegevens. De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers. De veiligheid van ons dataverkeer houden we voortdurend in de gaten. Gaat er toch een keer iets mis, dan ondernemen we meteen actie. Datalekken lossen we op en registreren we. Dat zijn we volgens de wet ook verplicht. We melden ze ook aan de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens) en aan u, als dat nodig is. verder hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen uw gegevens inzien en verwerken.

U en/of uw kind hebben het Recht van inzage. Voor kinderen geldt dat:

  • Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inzien. Alleen een ouder met gezag of voogd kan dat namens de jeugdige doen.
  • Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als ouder met gezag of voogd  kunnen het dossier inzien. De ouder met gezag of voogd heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
  • Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de ouder met gezag of voogd inzage in het dossier? Dan is toestemming van de jeugdige nodig.
  • Is de jeugdige wilsonbekwaam? Dan komt het recht op inzage toe aan de ouder met gezag of voogd. Is de jeugdige 18 jaar of ouder? Dan komt het recht op inzage toe aan de (wettelijk) vertegenwoordiger van de jeugdige. 

 

U heeft Recht op aanpassing, verwijdering en beperking. U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen als deze niet juist zijn. U heeft bovendien het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-up systemen verwijderen. Ook heeft u het recht op beperking van uw persoonsgegevens. Dit recht houdt in dat u kunt aangeven dat uw gegevens tijdelijk niet gebruikt mogen worden.  


U heeft het Recht om uw toestemming in te trekken. Als het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u ook het recht om uw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van uw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van Jeugdformaat; 

 

U heeft Recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit betekent dat u in bepaalde gevallen het recht heeft om ons te vragen de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, over te dragen aan uzelf en een andere dienstverlener.

 

U heeft Recht van bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens, als we uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij toetsen uw bezwaar zorgvuldig en stoppen indien nodig met de verwerking van uw persoonsgegevens.

 

U heeft Recht op informatie. We informeren u vooraf over de doelen en de manieren waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden en over de rechten die u daarbij heeft. U wordt ook geïnformeerd over de plaats waar documenten, waarin bedoelde regels zijn opgenomen, kunnen worden ingezien of opgevraagd.

 

Als u gebruik wilt maken van één of meer van deze rechten, dan kunt u dit aangeven bij de hulpverlener die rechtstreeks betrokken is bij de zorg aan u als cliënt.

 

Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat Jeugdformaat niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

We bewaren uw gegevens zolang we dat wettelijk verplicht zijn en zo lang als nodig is voor een goede hulpverlening. We gaan daarbij uit van de volgende regels:

  • We bewaren een cliëntdossier gedurende vijftien jaar of zoveel langer als nodig is voor een goede hulpverlening.
  • In geval van een mogelijke situatie van kindermishandeling, of een juridische maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige, bewaren we het dossier tot het jongste kind van het gezin waartoe de cliënt behoort meerderjarig is geworden. We bewaren het dossier echter niet langer dan dertig jaar na meerderjarig worden van de cliënt.
  • Voordat we het cliëntdossier vernietigen kan de cliënt  desgewenst een kopie krijgen van het dossier.

Uw gegevens worden verwerkt binnen de Europese Unie (EU).

Heeft u algemene vragen over uw persoonsgegevens? Neemt u dan contact met onze Functionaris voor de gegevensbescherming via r.kok@jeugdformaat.nl.

Heeft u een klacht over de wijze waarop Jeugdformaat met uw persoonsgegevens omgaat? Lees dan onze folder “Niet tevreden”. Als uw klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld kunt u uw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit privacy statement kan worden aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving en/of aan de wijze waarop we persoonsgegevens verwerken. Deze versie is van 5 februari 2019. De meest recente versie vindt u altijd op deze pagina.