Medewerker opleidingsadministratie / Planner Jeugdformaat Academie (JA)

_Ben jij een kei in plannen, werk je nauwkeurig en krijg je energie van het ondersteunen van de academie? Dan zijn wij op zoek naar jou! We zijn op zoek naar de spin in het web van de academie._

Rijswijk - 32-36 uur

**De functie** Als Medewerker Opleidingsadministratie ben je onmisbaar in de dagelijkse organisatie van onze academie. Samen met één collega beheer je de front- en backoffice van Jeugdformaat academie. Je zorgt dat alles achter de schermen én aan de voorkant soepel verloopt. Je plant trainingen, beheert inschrijvingen en houdt onze leeromgeving up-to-date. Daarnaast zorg je ervoor dat deelnemers de juiste informatie op het juiste moment ontvangen.

Je richt je op alle interne trainingen die we verzorgen voor alle collega’s van Jeugdformaat. Jij verricht alle administratieve handelingen die hierbij komen kijken. Als er een nieuwe training ontwikkeld is zorg jij voor alle vervolgstappen om deze beschikbaar te maken voor de deelnemers. Zo zorg je ervoor dat deze wordt geaccrediteerd (SKJ), maak je het leertraject aan in onze digitale leeromgeving, zorg je ervoor dat deze netjes op de website komt te staan en plan je de training op het gewenste moment en de locatie in. Daarnaast houd je je ook bezig met alle trainingen die we extern verkopen aan diverse klanten (scholen, gemeenten, jeugdzorgorganisaties). Van het eerste klantcontact tot facturatie, je houdt je bezig met de diverse administratieve onderdelen van dit proces.

Je beheert twee algemene mailboxen en beantwoordt vragen van klanten, deelnemers, trainers en collega’s snel én zorgvuldig. Je weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden, werkt gestructureerd en denkt altijd een stap vooruit. Daarnaast ondersteun je de trainers door bijvoorbeeld materialen te bestellen en klaar te leggen.

Een groot gedeelte van deze functie ligt op de ondersteuning van het planningsproces. Als academie krijgen wij dagelijks nieuwe vragen voor één van onze trainingen. Jij weet precies welke trainers wanneer beschikbaar zijn, je verwerkt dagelijks de nieuwe aanmeldingen en je werkt nauw samen met de accountmanager, planner en trainers om alle aanvragen zo goed mogelijk weg te zetten. Geen enkele logistieke puzzel is voor jou te lastig. Je bent samen met je collega het eerste aanspreekpunt voor deelnemers (collega’s en externen) en klanten bij vragen of verzoeken. Je filtert alle mailtjes en aanvragen en belt de klant/trainer waar nodig. We werken met een CRM systeem voor de sales, offertes en urenregistratie. Je werkt hierin zorgvuldig en maakt het systeem je snel eigen.

**Wie ben jij?** Je bent een enthousiaste en vlotte regelaar die van aanpakken houdt. Je hebt logistiek inzicht en kan goed overzicht bewaren. Je staat stevig in je schoenen en kan omgaan met verschillende belangen. Nieuwe programma’s maak je snel eigen en je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent kritisch en draagt graag verbeteringen aan. Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als op papier en krijgt energie van klantcontact. Als frontoffice ben jij het visitekaartje van de organisatie en zorg je ervoor dat deelnemers en externe klanten tijdig voorzien zijn van de juiste informatie.

Wat breng je mee?

-Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie;

-MBO-4 werk- en denkniveau (bij voorkeur een administratieve opleiding);

-Je vindt plannen leuk;

-Je bent proactief (je signaleert en acteert op wat je ziet en hoort);

-Je vindt het leuk om met veel verschillende dingen tegelijk bezig te zijn en te schakelen;

-Je bent stressbestendig;

-Je bent communicatief sterk;

-Je hebt ervaring met digitale systemen zoals een LMS (leeromgeving) en CRM (relatiebeheer), of je maakt je die snel eigen, handigheid met systemen is voor jou vanzelfsprekend.

Wat bieden wij?

-Een tijdelijk contract van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband;

-Niet onbelangrijk het salaris; maximaal € 3.722,- bij een 36-urige werkweek (CAO Jeugdzorg, schaal 6);

-Recht op een vakantietoeslag van 8%, een pensioenregeling via PFZW, reiskostenvergoeding, fietsenplan en kortingen op verzekeringen;

-Ook fijn: eindejaarsuitkering van 8,3%, 200 verlofuren (bij 36 uur) en tegemoetkoming in de premie zorgverzekering van € 20,- bruto per maand, gedeeltelijke doorbetaling bij opname ouderschapsverlof;

-Veel vrijheid en de mogelijkheid om flexibel te werken;

-Je wordt onderdeel van een heel enthousiast en gemotiveerd team;

-De kans om mee te denken in de verdere ontwikkeling.

**Zeg jij hier JA tegen? :)** Solliciteer dan snel! Heb je vragen over de vacature, bel gerust met Femke de Groot (0615457784).

Sluitingsdatum: 23 juli 2025